نکات قابل توجه در تهیه دستـورالعمل انبارگـردانی

۱- نکات که باید قبل از شمارش از طرف مسئولین شرکت مورد توجه قرار گیرد :

۱-۱- انتخاب شخصی مسئول بعنوان هماهنگ کننده انبارگردانی ، این شخص سرپرستی عملیات شمارش را بعهده خواهد گرفت .

۲-۱- دستورالعمل تهیه شده توسط هماهنگ کننده کاملاً مورد بررسی قرار خواهد گرفت و در صورت وجود اشکال و قبل از شروع عملیات شمارش باید با مسئولین شرکت و مؤسسه حسابرسی تماس حاصل شود .

۳-۱- روزها و ساعات شمارش انبار باید مشخص گردد و به قسمتهای مختلف بصورت کتبی اطلاع داده شود که انبار در روزهای تعیین شده تعطیل خواهد بود ، لذا لازم است جهت برآورد احتیاجات خود قبل از روزهای تعیین شده به انبار مراجعه نمایند (متذکر می شود ، هرگاه در حین انبارگردانی بنابر ضرورت احتیاج به نقل و انتقال موجودیها باشد ، بایستی کلیه نقل و انتقالات تحت نظارت حسابرسان انجام گیرد) .

۴-۱- گروه های شمارش باید با ذکر اسامی قبلاً تعیین و آموزش کافی داده شوند . لازم است به آنان تذکر داده شود تا در حین عملیات اگر به مسئله ای برخورد نمودند باید با هماهنگ کننده موجودی برداری تماس حاصل نمایند .

۵-۱- هماهنگ کننده موجودی برداری قبلاً انبار یا انبارها را مورد بازدید قرار دهد و مطمئن گردد که :
۱-۵-۱- اقلام بشکلی چیده شده باشد تا شمارش به آسانی انجام پذیر باشد .
۲-۵-۱- موجودیهائی که به آسانی شناخته نمی شوند با کمک مسئولین انبار و نوشتن شماره صحیح یا شرح کامل ، مشخص شوند .
۳-۵-۱- اقلام ناباب ، اسقاط و همچنین اجناس بدون استفاده از سایر اقلام جدا شده باشند .
۴-۵-۱- برای آنکه موجودیهای امانی (اجناس دیگران نزد شرکت) در شمارش موجودیهای شرکت به حساب نیایند باید از سایر موجودیها جدا و مشخص چیده شوند .
۵-۵-۱- نام و سایر مشخصات اجناس بطور واضح نوشته شده و بر روی قفسه اجناس یا خود اجناس نصب یا گذارده شده باشد .

۶-۱- برای آسانتر شدن امر شمارش باید برگه های شمارش در دو نسخه تنظیم و از پیش آماده و شماره گذاری شده باشد . هماهنگ کننده موجودی برداری مسئول کنترل صدور این برگه ها بوده و لازم است که حساب تعداد برگه های صادر شده (تسلیم شده) به شمارش کنندگان را نگهدارد . برای کنترل دقیق برگه ها لازم است برگه های باطل شده (بهر دلیل) همراه با برگه های استفاده شده به هماهنگ کننده تسلیم گردد .

۷-۱- پیش از اجرای موجودی برداری آخرین شماره مدارک ثبت گردش موجودها مانند برگ صدور کالا ، رسید کالا و غیره به هماهنگ کننده موجودی برداری گزارش گردد .

۸-۱- مشخصات و تعداد (مقدار) اجناس موجود در قسمت دریافت کالا به هماهنگ کننده موجودی برداری اطلاع داده شود تا ایجاد بدهی برای شرکت قابل کنترل باشد .

۹-۱-تسلیم گزارش اجناس موجودی در قسمت صدور کالا نیز مانند بند فوق باید به هماهنگ کننده موجودی برداری اطلاع داده شود تا اطمینان حاصل شود ، برای این دسته از اجناس فاکتور صادر گردیده است یا جزو موجودیها بحساب آمده است .

۱۰-۱- برای جلوگیری از شمارش مجدد و یا شمارش نشدن قسمتی از موجودیها لازم است در مدت زمان موجودی برداری جابجائی اجناس بین قسمتهای مختلف تا آنجا که ممکن است انجام نشود .

۲- مواردی که باید طی شمارش مورد توجه قرار گیرند :

۱-۲- موجودی برداری بوسیله گروههای دو نفری انجام شود . یک فرد عمل شمارش را انجام داده و فرد دیگر ضمن تأیید شمارش آنرا ثبت نماید . تا آنجا که امکان دارد یکی از افراد گروه بتواند نوع و مشخصات موجودیها را با مشخصات ثبت شده تطبیق داده و در صورتیکه مشخصات بر روی اجناس نصب نشده باشد بتواند مشخصات و نوع اجناس را تشخیص دهد .
۱-۱-۲- چنانچه موجودیهائی که براساس وزن ثبت می شوند ، اطمینان حاصل شود تا وسائل لازم برای توزین موجودیها در دسترس باشد .

۲-۲- ترجیهاً ، موجودیها دو بار و هر بار بوسیله یک گروه دو نفری متفاوت شمارش گردد .

۳-۲- برای جلوگیری از دوباره شمارش شدن یا شمارش نشدن پاره ای از موجودیها ، شمارش بایستی بشکل اصولی انجام پذیرد مثلاً موجودیها را ردیف به ردیف (از ابتدا تا انتها) شمارش نموده و اجناس شمارش شده را با علامت گذاری مشخص نمائید .

۴-۲- امضاء تمام برگه های شمارش و هرگونه اصلاح در آنها بوسیله هر دو گروه شمارش کننده ضروری است .

۵-۲- موجودیها معیوب ، فاسد ، کم مصرف و غیر استاندارد باید با ذکر مورد در برگه ها ثبت گردد .

۶-۲- بطور نمونه باید محتویات تعدادی از موجودیهای سربسته توسط گروههای شمارش کننده مورد شمارش قرار گیرد .

۳- مواردی که باید پس از پایان موجودی برداری مورد نظر قرار گیرد .

۱-۳- کلیه برگه های شمارش (شامل برگه های استفاده شده ، باطل شده و استفاده نشده) برای هماهنگ کننده موجودی برداری برای کسب اطمینان از استفاده درست و بجا از تمام برگه های شمارش ارسال شوند .

۲-۳- چنانچه نتیجه شمارش توسط دو گروه اختلافی را نشان دهد یا نتیجه شمارش با مدارک دائمی موجودیها اختلاف داشته باشد ، شمارش دوباره آنها با حضور هر دو گروه شمارش کننده و حسابرسان برای مشخص نمودن عدد نهائی و درست لازم می باشد .

۳-۳- پس از خاتمه شمارش ، چنانچه هرگونه اصلاحی در برگه های شمارش لازم باشد باید هرگونه اقدام با آگاهی حسابرسان و تأیید هماهنگ کننده موجودی برداری باشد .

۴-۳- باید نتیجه بدست آمده با مدارک دائمی (در صورتیکه وجود داشته باشند) و حساب کنترل در دفاتر مقایسه شوند .

۵-۳- بررسی مغایرات و اصلاح مدارک پس از تأیید هماهنگ کننده موجودی برداری امکان پذیر خواهد بود .

۶-۳- برگه های شمارش و صورتجلسات باید بوسیله کلیه مسئولین (شمارش کنندگان ، هماهنگ کننده موجودی برداری و حسابرس داخلی) امضاء شود .

۷-۳- یک نسخه از دو نسخه مورد استفاده باید بلافاصله برای حسابرسان ارسال شود .